Inventarios:

Módulo de Inventarios

• En este módulo se integra la mayor parte de las actividades orientadas a la emisión de documentos y captura de registros, como el manejo de requisiciones, entradas y devoluciones al inventario, salidas y reintegros del inventario, manejo de mercancía dada en consignación, manejo de consumos internos, control de transferencias de inventarios incluyendo la mercancía en tránsito, transacciones de ensambles y desensambles, ajustes de inventario.
• Incluye una amplia gama de consultas y listados de documentos anteriores.
• El usuario en ningún momento digita códigos de cuentas contables, lo que evita la dependencia de su criterio contable. Esto se logra a través de la definición de los motivos por cada clase de transacción.

Módulo de procesos especiales de inventarios

• Ayuda en el cálculo de la cantidad a pedir con base en los parámetros de control (mínimos, máximos, puntos de reorden, tiempos de reposición, etc.), manejo de inventarios físicos, ajustes por inflación, revaloración de entradas, recosteo de inventarios y finalmente, en procesos de contabilización (opcional) de los costos de ventas y consumos cuando, por configuración, no se desea contabilizar linealmente estas transacciones.
• Los informes de inventarios reúnen toda una serie de opciones de consulta, estadísticas y de análisis de entorno al kárdex por ítem, resúmenes de transacciones, balances de inventarios, informes de existencias, costos y un poderoso generador de reportes de gran flexibilidad y riqueza para la conformación de informes a la medida de cada compañía.

Compras:

Módulo de compra

• Está enfocado en resolver la problemática de las áreas de compras de las empresas tanto de bienes como de servicios.
• La gestión de las compras se basa en los siguientes documentos: solicitudes de compra, cotizaciones, órdenes de compra, recepción de inventarios y ajustes de compras.
• Las órdenes de compra se pueden generar con base en solicitudes y/o en la definición de órdenes recurrentes, para servicios repetitivos período a período.
• La causación de los ítems y/o servicios recibidos se hace con base en las órdenes de compra/servicio aprobadas, afectando las cuentas de gastos o costos y contabilizando la contrapartida en una cuenta de pasivo estimado que, posteriormente, con la causación de las facturas de proveedor se cancela trasladando el pasivo a las cuentas por pagar y de impuestos.
• Existen opciones para registrar de manera directa órdenes de compra de servicios e inclusive, entradas directas por causación que a su vez pueden ser legalizadas con la factura del proveedor de manera inmediata.
• El sistema lleva estadísticas (fuentes) por servicio proveedor y proveedor servicio en las cuales quedan registradas las condiciones de negociación y cumplimiento del proveedor.

En el caso de empresas manufactureras

• El sistema convierte las solicitudes de compra en órdenes efectivas para su posterior aprobación, para ello toma como base el módulo de planeación de producción y el modelo de punto de pedido y cantidad a pedir.
• Las recepciones de materiales se costean con base en esas órdenes, afectando el inventario y contabilizando una cuenta de pasivo estimado, que posteriormente, con la causación de las facturas de proveedores, se cancela y se traslada a las cuentas por pagar y de impuestos.
• Existen opciones para registrar de manera directa solicitudes de compra, cotizaciones, órdenes de compra e inclusive, entradas directas que a su vez pueden ser legalizadas con las facturas del proveedor de manera inmediata. • Se incluyen también opciones para generar órdenes de compra o entradas directas por compra con base en listas de precio por proveedor, contratos y negociaciones.

Ventas:

Módulo de facturación estándar (orientado a la preventa)

• Con base en la captura de los pedidos de venta de los clientes y después de ser aprobados, se realiza la asignación de disponibilidad del inventario de manera individual o colectiva de pedidos, para posteriormente emitir las remisiones de venta afectando linealmente los inventarios y las cuentas de costo de ventas.
• Con base en las remisiones, se emiten las facturas de ventas, las cuales afectan inmediatamente las cuentas de ingresos, impuestos y de cartera o caja, cuando se trata de ventas de contado.
• Para las compañías que realizan procesos formales de preventa tienda a tienda, se cuenta con un poderoso módulo de estructuración y programación de ruteros a partir del cual se conforman órdenes de cargue para el despacho, logrando así agilizar y agrupar los procesos de asignación de existencias, remisión y facturación.
• Incluye el manejo de cotizaciones de venta que se convierten en pedidos.
• Los pedidos de venta igualmente pueden ser generados a partir de cotizaciones de venta capturados previamente en el sistema, o partir de la recepción de archivos vía EDI o archivos planos generados desde otro sistema.
• Existen opciones para capturar de manera directa remisiones, devoluciones y ajustes de ventas. También se preveen opciones para generar remisiones o facturas de venta mediante archivos planos provenientes de otros sistemas.
• Dispone de una amplia gama de consultas y reportes por documento, cliente, vendedor, producto, por rangos de fechas y motivos de ventas que permiten monitorear en tiempo real toda la gestión.

Módulo de autoventa (orientado a la ventas tienda a tienda)

• El control de la operación se logra a partir de la emisión de órdenes de cargue en las cuales se registra la información del vendedor y del vehículo, así como las cantidades a cargar por cada ítem.
• En el transcurso del día se permite adicionar a la orden otros recargues y finalmente al cierre de la jornada se realizan los procesos de cuadre de la orden de cargue, los cuales se inician con el registro del inventario físico de los vehículos y movimientos excepcionales que se hubieren presentado como transferencias, productos dados en consignación, ajustes, salidas, consumos, devoluciones y cambios.
• A partir del registro de remisiones y facturas individuales se cuadra el inventario y depuran los valores a cobrar al vendedor o transportador por cada cargue, adicionando opcionalmente la captura de cobros o recaudos de cartera en la ruta, para finalmente, registrar el valor a recibir del vendedor o recaudo del cargue emitiendo el paz y salvo.
• El módulo es complementado con variadas opciones de consultas y reportes por tipo de actividad que permiten monitorear y controlar en tiempo real toda la gestión.