A veces, llevar correctamente la contabilidad de un restaurante puede volverse una tarea complicada. Hay muchos aspectos en la operación de un restaurante que debemos contabilizar y hacerles seguimiento oportunamente. Los insumos, activos, operaciones, fechas de vencimiento, fechas de compra, manejo de inventarios, pago de impuestos, nóminas y más debe ser correctamente contabilizado y analizado para el mejor desarrollo de la operación.
Contabilizar adecuadamente nos ayuda a brindar un servicio de alta calidad en nuestro restaurante, ya que podemos orientar todos los esfuerzos a ofrecer una experiencia de primera calidad a nuestros comensales mientras optimizamos todos los recursos para poder operar de la manera más rentable posible.
¿Cómo llevar la contabilidad en un negocio de comida?
Lo más importante es llevar las cuentas y un registro detallado de todas las operaciones realizadas en el restaurante, este ejercicio debe realizarse de la manera más detallada posible y procurando siempre seguir la normatividad vigente.
Si adoptamos y usamos adecuadamente las herramientas y conceptos de contabilidad, sabremos cuándo realizar pagos, cuándo mercar y cuánto debemos comprar de cada ingrediente. Para poder reducir el desperdicio y ahorrar recursos valiosos, incluyendo el tiempo, es necesario adquirir todo con mayor precisión sin tener que verificar personalmente las bodegas, neveras, productos de limpieza, cajas e insumos de cocina.
Todo esto se puede hacer utilizando una herramienta universal como Excel o Google Sheets, pero este camino puede resultar muy dispendioso y llevarnos a errores. Nuestra recomendación es utilizar un aliado que provea software especializado en restaurantes, que pueda ayudar a automatizar y optimizar la mayoría de los procesos requeridos en el aspecto administrativo de la operación. Aquí algunos consejos prácticos:
1. Utilizar un sistema POS
Es muy importante, aunque nuestro negocio sea pequeño, contar con un sistema de punto de venta POS, por sus siglas en inglés Point of Sale. Esta solución ayuda a llevar un control sobre las ventas realizadas en cada caja del restaurante. Esto facilita en gran medida la contabilidad y gestión financiera del negocio, así como el control de inventario y de los costos variables.
2. Llevar una correcta gestión del inventario
Al registrar cada producto vendido se puede conocer el momento más adecuado para recomprar ingredientes o insumos. Por otro lado, también podemos ver la cantidad exacta de cada producto entregado y de cada producto que ingresa, así con estos datos, calcular la cantidad de uso de algún ingrediente.
3. Aprender a calcular y diferenciar los costos fijos y variables de operación
Administrativamente, es importante organizar nuestros costos y nuestros gastos de manera que podamos anclar cada uno de ellos a algún ingreso que lo cubra. Para aclarar, podríamos usar algunos ejemplos: la nómina es un gasto fijo, pues cada mes el costo de este aspecto se tiene presente como el mismo independientemente de las ventas.
En cambio, el costo mensual de un ingrediente como la papa o el arroz, dependerá de la cantidad de este ingrediente que se vaya demandando en el día a día y de la fluctuación del mercado.
4. Tener en cuenta las diferentes tasas de tributación
Es importante seleccionar una herramienta que se adapte a las diferentes demandas tributarias de nuestro país y que se mantenga actualizada con los cambios legislativos vigentes en todo momento. Esto con el fin de no incurrir en errores a la hora de declarar obligaciones tributarias y así prevenir casos de evasión.
5. Seguir de cerca los precios de mercado de nuestros ingredientes
Así como con los impuestos, también es importante poder mantener un seguimiento constante de los precios de nuestros insumos e irnos actualizando de acuerdo al comportamiento del mercado para así poder mantener estos precios actualizados en la solución de contabilidad elegida y evitar desfases en las cuentas del restaurante.
6. Elegir bien las temporadas de actualizar precios
A partir de la información que vamos recopilando, podemos afinar nuestra estrategia de actualización de precios anual o semestral. Esto es importante tenerlo en cuenta para no abusar de la sensibilidad de nuestro cliente al precio de nuestro menú, pero tampoco sacrificar rentabilidad por esperar demasiado para subir precio, o por incrementarlo muy poco por miedo a perder ventas.
7. Conservar un histórico de ventas para identificar oportunidades y tendencias
Cuando llevamos algún tiempo registrando y conservando los datos contables de nuestro negocio, idealmente deberíamos comenzar a leerlos. Podemos interpretar la información almacenada y tomar decisiones frente a diferentes aspectos.
Por ejemplo, los platos de menor o mayor rotación, los productos que dejan mayor o menor margen de ganancia, tendencias relacionadas con la época del año, cálculo de la demanda y muchas otras cosas interesantes. Este ejercicio es clave si queremos maximizar la rentabilidad de nuestro negocio identificando y aprovechando las oportunidades que se presentan con la interpretación de los datos.
La mejor manera de llevar el control de un negocio de comida
Seguir estos consejos, tener en cuenta información de nuestro mercado local y llevar a cabo todos los esfuerzos pertinentes para llevar una contabilidad sana y transparente, ayudará a ordenar la operación e identificar los gastos ocultos y ociosos en los que podamos estar incurriendo, así como encontrar buenas oportunidades de ahorro. Unas finanzas sanas se vuelven muy importantes a la hora de calibrar nuestra operación para que pueda ser lo más rentable posible por muchos años.
Si combinamos estas recomendaciones con las herramientas correctas, podemos llegar a unos procesos administrativos eficientes que a la larga van a mejorar la operación del negocio reduciendo el volúmen de trabajo administrativo y minimizando el margen de error.
Es muy importante seleccionar una solución que se adapte lo mejor posible al negocio y ojalá con experiencia, resultados positivos y casos de éxito o testimonios para tener una referencia clara. Existen soluciones que incluso nos ayudan incluyendo funcionalidades como la gestión de domicilios, POS, software contable, software de nómina y algunas otras funciones útiles para la mejor gestión del negocio.
Estas soluciones son conocidas como software ERP o de planeación de recursos empresariales. Si uno calcula la cantidad de tiempo que requiere elegir y manejar todas estas soluciones por separado, resulta muy tentador optar por un aliado que ofrezca todos los servicios a la medida de nuestra operación.
