¿Qué es ERP? Los beneficios de un Sistema ERP

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Contar con un aliado estratégico experto es clave a la hora de llevar un negocio sin fricciones innecesarias. Principalmente cuando se puede reducir al máximo los pormenores que pueden entorpecer la operación y facilitando procesos que no son esenciales para el cumplimiento de la promesa de valor manteniendo la mayor calidad posible. De eso se trata un ERP, es un sistema que nos ayuda a monitorear y automatizar varios procedimientos dentro de nuestro ejercicio comercial.

Elegir nuestros aliados a veces es un proceso retador, debe haber un buen match y eso no siempre es fácil de encontrar, ahora imagina una compañía estratégica que te pueda cubrir en varios frentes. Piensa en que elegir un sistema ERP implica que con una sola elección solucionas varios procesos a la vez, esto es una gran ventaja porque al encontrar el software de recursos empresariales correcto, este proceso de selección de proveedores se debe llevar a cabo solo una vez y no cada vez que se debe seleccionar una empresa con la cual trabajar.

Por ejemplo, contar con un ERP con funcionalidad de nómina, te podría ayudar de varias formas. La principal y más evidente es que servirá para automatizar la generación de pagos con sus respectivas deducciones, comisiones, bonificaciones, incentivos etc. Por otro lado, con esta funcionalidad también podrían alimentarse los soportes de dichas nóminas al área legal, contable y de recursos humanos en tiempo real, sin dar lugar a confusiones o demoras al tener que compartir y distribuir la información de manera manual.

¿Qué es un ERP?

Una solución ERP es un sistema informático o software que te ayuda a planificar, ordenar, dar acceso y sistematizar los recursos de la organización, así como facilitar y automatizar algunas operaciones clave. 

ERP son las siglas de enterprise resource planning, que literalmente se traduce como planeación de recursos empresariales. Es decir que, este tipo de solución haría las veces de una biblioteca con bibliotecario y mensajero. Funciona como una gran base de datos con registros de todas las gestiones que se realizan al interior de la organización junto con sus indicadores y documentos que las soportan.

Además, brinda acceso a dicha información sin necesidad de reportes, reuniones o correos electrónicos. Ofrece visibilidad de la información de forma inmediata y con la confianza de que la información es fiel a la realidad. Puedes organizar los datos de manera que te ayude a realizar la gestión de cada área, como un dashboard adecuado a las necesidades de cada operación.

Vale la pena resaltar que los datos son como el aceite que lubrica la operación de cualquier empresa. Darle un buen manejo a dichos datos se equipara a elevar la calidad del lubricante utilizado. Un Software ERP es la herramienta perfecta para conectar los datos relevantes con las áreas que los requieran en tiempo real y con acceso desde cualquier lugar con acceso a internet.

¿Para qué sirve un ERP?

Algunas de las principales ventajas de optar por una solución ERP son la transparencia, la disponibilidad de datos inmediata para todas las áreas de la compañía, el indudable ahorro de tiempo valioso que se invertía en actividades de menor valor, como por ejemplo, verificar tablas de datos para encontrar incongruencias o distribuir documentos. Otro aspecto que se puede destacar es que te ayuda a ahorrar los recursos que anteriormente se usaban para resolver fallas de comunicación al automatizar algunos procesos administrativos y documentales.

El uso de un buen ERP te asegura cumplir con la normatividad legal vigente. Una de las grandes ventajas de la automatización es que, si las herramientas están bien configuradas, todos los procesos y documentos que los soportan estarán estandarizados y siempre ejecutados bajo los parámetros legales esperados.

Acceso a tu data en tiempo real desde cualquier lugar, incluso desde dispositivos móviles, lo que te permite tener control de tu negocio desde cualquier lugar en donde te encuentres y en el momento que sea conveniente. Con la adopción de esta herramienta, se acaban los días de esperar hasta la presentación de un reporte para obtener información importante sobre cualquier gestión o actividad que se lleve a cabo en la empresa.

Usualmente hablar de automatización es sinónimo de reducción de procesos, errores y por ende de costos, lo que se traduce en una operación más eficiente en gastos y productividad.

Otra de las cosas que es muy conveniente sobre usar este tipo de software es el hecho de que nos ayuda a llevar un archivo ordenado y seguro. La gestión documental de una compañía es una actividad que, si se realiza bien, nos puede ahorrar muchos dolores de cabeza y facilitar el desarrollo de un sin número de procesos. Ell uso de un ERP vuelve más fácil el manejo de nuestra empresa haciendo las actividades cotidianas más rentables, simples y reduciendo el margen de error.

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¿Quién necesita un ERP?

Este tipo de solución tecnológica es ideal para todo tipo de compañías. Se podría pensar que solamente una compañía grande con muchos colaboradores y áreas necesita este tipo de soluciones. Sin embargo, si se consideran negocios más pequeños o incluso startups puede concluir que pueden beneficiarse mucho de adoptar dichas soluciones precisamente debido a su necesidad de ahorrar recursos y tiempo.

Existen incluso ofertas desarrolladas pensando exclusivamente en este tipo de negocios. Es importante aprender a seleccionar un socio estratégico que solucione tus necesidades también a medida que va creciendo como empresa. Cuando una compañía avanza, sus retos cambian y este proceso puede ser mucho mejor acompañado de una compañía que tenga soluciones adecuadas para cada paso de ese proceso, que entiendan cómo acompañar e incentivar esa evolución.

¿Cómo funciona un software ERP?

En pocas palabras, un ERP es una gran base de datos que provee acceso a la información de manera organizada y oportuna para las diferentes áreas de la empresa. Además, al ser una solución digital que te da visibilidad sobre todas las operaciones en tiempo real por medio de una aplicación facilita el desarrollo de las operaciones propias de cada área y la supervisión de estas.

Si crees que tu compañía puede beneficiarse de una solución tecnológica empresarial considera elegir Siesa, una compañía con más de 42 años de experiencia en el mercado.