La retención en la fuente es el resultado de una regulación estatal que busca recaudar anticipadamente una cuota de impuestos teniendo en cuenta diferentes variables que explicaremos en detalle más adelante.
La ley indica que cuando se efectúan algunas transacciones comerciales, se debe ocasionar dicha retención. La idea principal detrás de la retención en la fuente es asegurar que el Estado pueda recibir el impuesto correspondiente de manera oportuna y eficiente.
La retención en la fuente se realiza cuando se presenta alguna transacción entre un vendedor y un comprador. Es decir que se delega la función de reunir recursos económicos por medio de retenciones en el momento de cada compra a entidades que cumplen con ciertos requisitos.
Esta retención se convierte en un pago anticipado de impuestos que deben realizar las empresas. Cuando se da lugar a dicha retención se genera un certificado, generalmente el pagador, que retiene un porcentaje del pago que realizará el beneficiario, para luego entregarlo a la administración tributaria. Esto se hace para garantizar que el impuesto correspondiente se pague de manera adecuada y evitar que el beneficiario evada sus responsabilidades fiscales.
Hay tres cuentas que se pueden generar, o tres tipos de retenciones; ReteICA, ReteIVA o retención por concepto de renta. Conocer todos estos detalles de la regulación y gestionar las retenciones adecuadamente, hace parte de llevar un correcto manejo financiero de la compañía.
¿Quién está obligado a retener en la fuente? (Agente retenedor)
La retención la ejerce el comprador en el momento del pago o abono en su cuenta de declaración (generación de certificado), lo que suceda primero. Lo cual convierte al comprador en el agente retenedor.
El agente retenedor, según está descrito en el estatuto tributario, no puede ser cualquier persona o entidad. Es decir que quien retiene, no solo tiene que ser el comprador, sino que debe cumplir con una serie de requerimientos o ejercer ciertas funciones. A continuación, veremos un listado de quienes estarían obligados a retener:
- Personas Naturales o Jurídicas ($ 736.650.000) (30.000 UVT) (Art. 368-2 E.T.)
- Entidades de Derecho Público Fondos de Inversión, Fondos de Valores Fondos de Pensiones de Jubilación e invalidez
- Empresas Unipersonales
- Consorcios y uniones temporales
- Comunidades Organizadas
- Sucesiones ilíquidas y Sociedades de hecho
- Toda persona que sea específicamente mencionada en la ley o la normativa.
- El país, los departamentos, el distrito capital, los municipios, las asociaciones de municipios, las áreas metropolitanas, los establecimientos públicos.
- Todos los organismos y dependencias del Estado que tengan la capacidad legal para celebrar contratos.
- Los notarios
La retención mencionada que realiza el comprador debe ser informada a la Dian y se considera como el adelanto del pago de un impuesto por parte del vendedor. Es fundamental que los pagadores cumplan con estas obligaciones y procedimientos de reporte para evitar sanciones y problemas legales. Además, es importante contar con un sistema de registro y reporte adecuado para garantizar el cumplimiento de las obligaciones de retención en la fuente.
¿Qué es un agente autoretenedor?
Son aquellos proveedores a los que no se les debe aplicar la retención, ya que ellos mismos son responsables del pago de estos conceptos ante el Estado. Precisamente como su nombre lo sugiere, ellos mismos separan el porcentaje correspondiente a la obligación tributaria, lo contabilizan, lo consignan y lo declaran.
Los agentes autoretenedores son usualmente grandes cadenas de restaurantes o almacenes. Se debe tener en cuenta a la hora de realizar las compras a este tipo de proveedores para no realizarles ninguna retención y verificar que esto se vea reflejado adecuadamente en la contabilidad.
¿Cómo se calcula la retención en la fuente? (Tabla instructiva)
Existen diferentes tarifas que se aplican en determinados casos. Para poder saber cuáles aplican se debe siempre consultar la tabla de tarifas para el año en vigencia ya que puede tener variaciones. Por eso es importante tener un aliado clave para la gestión del recaudo que esté siempre actualizado con todas las regulaciones y normatividad en tarifas y requisitos legales.
Esta tabla de tarifas puede resultar un poco extensa y podemos incurrir en errores si hacemos este cálculo de manera manual o con fórmulas puestas a mano, especialmente si manejamos variedad de proveedores.
En esta tabla podemos ver cuatro columnas: Concepto con descripción, a partir de UVT, a partir de pesos y el porcentaje de la tarifa correspondiente. Lo cual indica que dependiendo del concepto y el valor de la compra se deberá aplicar un porcentaje de retención. Siempre hay que referirse a la tabla cuando se realiza una compra para poder saber qué retención se le debe aplicar dependiendo de la categoría del bien o servicio adquirido.
| # | HONORARIOS | A partir de UVT | A partir de pesos | Tarifas |
| 1 | Honorarios y Comisiones (Cuando el beneficiario del pago sea una persona jurídica o asimilada. DUR 1625 de 2016, Artículo 1.2.4.3.1. Art 392 E.T. | N/A | $1 | 11% |
| 2 | Honorarios y Comisiones cuando el beneficiario del pago sea una persona natural NO DECLARANTE (Artículo 392 E.T, Inciso 3), será del 11% para contratos que se firmen en el año gravable o que la suma de los ingresos con el agente retenedor supere 3.300 UVT ($155.314.500). DUR 1625 de 2016, Artículo 1.2.4.3.1. | N/A | $1 | 10% |
¿Cómo se ejecuta la retefuente?
Cuando una entidad se convierte en agente retenedor, adquiere una serie de obligaciones. Particularmente se deben llevar a cabo cinco acciones descritas en el estatuto tributario.
- Realizar la retención en la fuente (Art. 375 E.T.)
- Presentar las declaraciones debidas dentro del periodo (Art. 382 E.T.)
- Consignar lo retenido al Estado en las entidades dispuestas (Art. 376 y 377 E.T)
- Expedir certificados al beneficiario del pago cada vez que se genere una retención (Art. 378 y 381 E.T)
- Llevar registros contables que evidencien todos los movimientos financieros
Al efectuar cualquier retención se genera una cuenta por pagar al estado que se liquida de manera mensual, a la vez, el agente retenedor debe generar un certificado para el vendedor, proveedor o beneficiario del pago, así como una factura electrónica. La responsabilidad de emitir estos documentos se puede gestionar más fácilmente con un aliado para el manejo de la documentación electrónica.
Estas regulaciones se actualizan constantemente, por eso es importante estar capacitándonos constantemente, en Siesa tenemos varios espacios de formación donde podemos estar al día en información relevante para la gestión empresarial.
