Cuando hablamos de un software contable, nos referimos a una solución tecnológica que registra y procesa todas las transacciones financieras realizadas por una compañía cada día. Este tipo de programas informáticos ayudan a las empresas a mantener un control sobre todos los movimientos financieros, así como también proporcionan una base de datos, la cual se puede consultar cuando sea necesario emitir certificados o realizar auditorías. Esta es una valiosa herramienta que ayuda a simplificar todos los procesos contables que se llevan a cabo en la operación de un negocio.
Originalmente las soluciones de software contable se trataban de programas informáticos que se instalaban directamente en los computadores de la compañía, cada vez que se adquiría un nuevo equipo era necesario instalarlo así como estar pendiente constantemente de las actualizaciones y seguridad de los datos de cada equipo. Ahora, cada vez más se utilizan sistemas en la nube ya que además de ocupar menos recursos, la mayoría de contadores internos o externos pueden acceder a los datos y están familiarizados con estas plataformas.
El acceso en tiempo real a la información contable es solo una de las muchas funciones que tiene este tipo de herramienta y hará mucho más fácil la gestión financiera de un negocio.
¿Para qué sirve un Software contable?
Un software contable ayuda principalmente a mantener un registro fiel de los movimientos financieros de la compañía, recopilando todos los datos clave y organizándolos para futuras consultas. Es importante fijarse en los diferentes tipos de sistema que se ofrecen para saber ciertamente a la hora de elegir un software que necesidades particulares del negocio cubre. Por ejemplo, algunos de estos programas tienen la función de generar reportes automatizados o enviar correos electrónicos con diferentes tipos de comprobantes a destinatarios predeterminados.
Otra de las grandes ventajas de tener un software contable es que nos ayuda a estar siempre al día con los requisitos y normas legales. Aunque no se piense, es común que las compañías omitan temas fiscales por mala organización o sistematización en el manejo de su contabilidad. Por eso es buena idea implementar soluciones que estén siempre alineadas con la legislación del país o los territorios en donde la compañía tenga presencia. Así como también es importante que los profesionales contables estén a la vanguardia de normas, actualizaciones y tecnologías.
5 beneficios que trae el uso de software contable para las empresas
1. Ahorro de tiempo:
Al elegir el software adecuado que ayude a automatizar procesos y que esté disponible desde cualquier dispositivo se está ahorrando el recurso más valioso, el tiempo. Al analizar si se requiere este tipo de solución, basta con revisar el tiempo que se podría ahorrar al automatizar la tarea de recopilar, organizar y presentar la información contable.
2. Ahorro de dinero:
Como mencionamos anteriormente, el uso de un software contable en la nube puede disminuir el uso de recursos por parte de la compañía, además al automatizar procesos se reducen costos asociados a la labor de un empleado o invertir en servicios externos que llevan a incurrir en costos adicionales.
3. Mejor control de la contabilidad
Ayuda a contabilizar las finanzas, los inventarios, las operaciones, el manejo del recaudo, uso de recursos y todo lo que se necesita para llevar a cabo la operación del negocio. Incluso si se delega esta tarea en un consultor, éste podrá gestionar la contabilidad fácilmente utilizando esta herramienta. A veces hay gastos que no se contabilizan adecuadamente, un software contable nos ayuda a discriminar correctamente cada movimiento financiero y contable para no incurrir en errores comunes.
4. Disponibilidad de la información
La adopción de este tipo de herramienta facilita el proceso de generar informes así como el acceso a la información en tiempo real para cualquiera que lo necesite. Garantizar el acceso oportuno a la información reduce la fricción dentro de la operación. En el mundo de hoy, donde el tiempo es un recurso tan valioso, la inmediatez es una ventaja competitiva para poder aprovechar mejor los recursos y agilizar los procesos operativos.
Tener la información al alcance de la mano en cualquier momento hace que el trabajo de todo el equipo sea más fluido y confiable.
5. Garantía de transparencia
Otra ventaja de la automatización es que podemos estar seguros de la veracidad de la información, ya que un software contable disminuye la posibilidad de errores o manipulación intencional de la información. Esto puede sonar un poco desconfiado, pero está comprobado que los procesos automatizados son más transparentes y seguros. Es una cuestión de practicidad. Además, se debe tener en cuenta la regulación administrativa y penal con respecto a la falsificación de documentos relacionados con los informes financieros y que las empresas deben presentar.
Software contable dentro del ecosistema digital de tu compañía
Siempre que se tenga que decidir entre diferentes opciones de aliados tecnológicos, debemos tener en cuenta la compatibilidad con el resto de herramientas. Es decir, debemos plantearnos la pregunta: ¿esta nueva solución interactúa bien con el resto de mi software previamente implementado?
El uso de estas herramientas tecnológicas nos ayuda también a seleccionar profesionales capacitados y que estén a la vanguardia en la innovación que ocurre en el área de la contabilidad. Así como el software debe estar siempre actualizado, también los colaboradores. Sean internos o externos, es importante tener fuentes relevantes de información, realizar capacitaciones o actualizaciones de conocimiento constantemente ya que las normas, procedimientos y herramientas contables también están en constante evolución.
Por ejemplo, al adaptar el sistema a un CRM se podrán alimentar correctamente los datos completos del negocio. O que facilite el proceso de enviar informes por correo electrónico de manera oportuna a quien los requiera. Es por eso que la invitación está abierta a considerar una solución integral para las necesidades de hoy y del futuro de tu empresa.
Encontrar un aliado que nos acompañe en el crecimiento en todas las etapas de nuestro negocio es clave. Por eso te invitamos a considerarnos como una opción dentro de tus aliados, en Siesa llevamos más de 43 años impulsando el crecimiento de nuestros clientes creando soluciones tecnológicas empresariales fáciles de usar para cada sector: comercio, retail, restaurantes, agroindustria, construcción, entre otros.
