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Una de las actividades que son transversales a todo negocio o empresa que requiera empleados es el pago de nómina. Para realizar esta tarea correctamente hay que cumplir una serie de requisitos e instrucciones. Hagamos un repaso completo de lo que conlleva este proceso y conoce de paso algunas recomendaciones para realizarlo de la mejor manera.
Primero que todo, es importante definir la nómina como un requisito legal que resulta en un desprendible de pago que da constancia de la compensación recibida por determinado trabajo realizado. En dicho documento debe ir desglosado el total del pago y detallar pagos parafiscales, retenciones, aportes legales obligatorios, horas trabajadas, y algunos otros datos dependiendo de cada caso.
Sin embargo, aunque suene algo complicado, esta tarea no tiene porqué ser dispendiosa o complicada. Con una solución ERP puedes solucionar este proceso y muchos más de forma sencilla y sin lugar a errores humanos. Siesa, es un experto en soluciones empresariales con más de 42 años de experiencia acompañando a compañías a resolver este tipo de operaciones exitosamente.
7 Pasos para liquidar la nómina de un empleado
Existen distintas fórmulas necesarias para calcular una nómina correctamente. Ten en cuenta las siguientes recomendaciones con una breve descripción de cómo debes realizar la nómina de un empleado en Colombia.
1. Cálculo de horas laboradas y salario
Hay que determinar cuántas horas ocupa el trabajador en desarrollar su trabajo por contrato. Si el trabajador está empleado tiempo completo trabaja entre 240 y 264 horas por mes de tiempo regular.
Si trabaja más horas de las estipuladas en el contrato estas cuentan como horas extras y se liquidan con un valor superior al de las horas regulares. Se tomará el salario del empleado y se divide en la cantidad de horas que debe trabajar. Por ejemplo, si el trabajador gana 2000, debemos dividirlo entre 235 y el resultado (8.51) es el valor de la hora del empleado en tiempo regular.
2. Periodicidad
En este paso debemos tener en cuenta la frecuencia de pago, es decir si el pago se realiza semanalmente, cada quince días o una vez al mes. Siguiendo con nuestro ejemplo, podríamos decir que al empleado se le paga cada dos semanas. Es decir que se paga quincenalmente y debes pagar lo equivalente a 96 horas laboradas si trabaja 8 horas de lunes a viernes.
3. Descuentos y retenciones
A la cifra resultante de la operación anterior debemos descontar ciertas cantidades que nos indica la ley, dependiendo de cada caso se deben o no aplicar las diferentes retenciones o descuentos tributarios.
En Colombia los aportes a salud y pensión corresponden al 12.5% y al 16% del salario respectivamente, en el pago de la nómina de un empleado el 4% de salud y el 4% de pensión se le deben descontar de la cantidad devengada mientras que el resto del aporte corre por cuenta de la empresa.
A los empleados que devenguen más de 95 UVT se les deberá aplicar la retención en la fuente respectiva de acuerdo con lo que indique la normativa vigente, lo cual también debe entrar dentro del cálculo de la nómina.
4. Pago de parafiscales
Los parafiscales en Colombia se dividen en tres categorías: el aporte a Caja de Compensación Familiar 4%, Aporte al ICBF 3% y el aporte al SENA 2%. Con lo cual el pago de parafiscales equivale al 9% del costo de la nómina.
5. Horas extra, auxilios, prestaciones sociales y bonificaciones
Las horas extras se deben pagar a una tarifa mayor a la regular, dependiendo del día y momento del día en que se ejecuten estas horas extras, éstas valdrán más o menos. Existe una tabla para guiarse, las cantidades ya están establecidas y no pueden ser fijadas por la empresa, esto está determinado por la ley colombiana.
Las prestaciones sociales tienen que ver con los derechos del trabajador, incluyen las cesantías, los intereses sobre las cesantías y la prima de servicios. Las vacaciones no son una prestación, pero sí un derecho laboral contemplado en el Código Sustantivo del Trabajo que debe incluirse en el cálculo de la nómina, por eso las tendremos en cuenta en esta categoría.
Auxilios de transporte y conectividad deben incluirse en este punto, así como toda comisión, bonificación, viáticos y pagos adicionales de los que el trabajador sea acreedor.
6. Liquidación del total y generación de soportes
Después de tener en cuenta todos los factores anteriores llegaremos a una cantidad final que es el total que debemos pagar al empleado. En este momento también tenemos que generar un soporte que evidencie todas estas cantidades exactas y cálculos, usualmente se conoce este documento como desprendible de pago o soporte de pago. Los empleados pueden utilizarlo, entre otras cosas, para soportar ingresos al solicitar un préstamo.
7. Dispersión de fondos
Este es el momento en que realizamos efectivamente la transferencia de la cantidad de dinero indicada a la cuenta del empleado.
¿Puedo programar la liquidación de mi nómina usando Excel? ¿Hay alguna mejor opción?
Es posible hacer una nómina de manera manual y programar las fórmulas en Excel o cualquier aplicación equivalente. Sin embargo, si se opta por hacerlo de esta manera, debemos estar muy vigilantes a cualquier cambio en tarifas y regulaciones para poder estar actualizando nuestro documento oportunamente y no incurrir, por omisión, en ilegalidades o errores contables.
Una duda que puede surgir frente a esto es ¿en qué etapa de mi negocio debería automatizar este proceso?, y la respuesta a esa pregunta bajo nuestro punto de vista sería; ¡lo antes posible! Es recomendable contar con apoyo en la gestión del capital humano, contar con una empresa que pueda dar soporte tecnológico para la mejor realización de estos importantes y rutinarios procesos.
¿Cómo facilita un ERP realizar el proceso de pago de nómina?
Usar una solución de gestión empresarial ERP nos va a simplificar el proceso de calcular la nómina en cada período, generar soportes y reducir el margen de error en esta gestión. Contar con una herramienta que centraliza la información y la vuelve disponible para las diferentes áreas de la organización es un gran beneficio para todos los que, en este caso, tienen que ver con el proceso de nómina de una forma o de otra.
Es posible generar nóminas con herramientas como Excel o Google Spreadsheets, es un proceso que incluso puede realizarse de manera manual. Sin embargo, el hecho de que hacerlo de esta manera es “gratis” no significa que sea la mejor idea para nuestro negocio. Lo mejor que podemos hacer por nuestra empresa es simplificar procesos y optimizar el tiempo de nuestros colaboradores para que puedan invertirlo en actividades más valiosas.
A continuación detallamos el proceso de pago de nómina en el módulo de gestión de nómina, (HCM) de Siesa:
¿Cómo realizar el pago de nómina en Siesa? (Incluir video)
- Configuración inicial: Antes de comenzar con el proceso de pago de nómina en SIESA, se debe realizar una configuración inicial del sistema. Esto incluye ingresar la estructura organizativa de la empresa, detalles de los empleados, información de salario, deducciones, beneficios, entre otros.
- Generación de la nómina: El primer paso es generar y crear el documento de nómina. Esto implica calcular los salarios de los empleados ingreso de las novedades del mes como: horas trabajadas, salario base, bonificaciones, deducciones, etc., en el módulo gestión de nómina se realiza utilizando las herramientas de cálculo y procesamiento de nómina que ofrece el software.
- Revisión y ajustes: Una vez generada la nómina, se deben revisar los cálculos y realizar los ajustes necesarios. Es importante verificar que todos los datos estén correctos, incluyendo salarios, impuestos, retenciones y todos los conceptos ingresados al sistema.
- Emisión de recibos de pago: Después de revisar y ajustar la nómina, el software permite la emisión de los recibos de pago individuales para cada empleado. Estos recibos contienen detalles como el salario bruto, deducciones, impuestos retenidos y el salario neto que recibirá el empleado.
- Proceso de pago: Una vez que los recibos de pago están listos, se procede con el pago a los empleados. En el módulo gestión de nómina este proceso se genera ingresando en formatos de consignación se escoge el banco dispersor o el que la compañía tenga parametrizada desde el contrato de cada empleado y el banco receptor de cada empleado se genera generación de órdenes de pago para transferencias bancarias y el archivo para subir al banco para se realice el pago de cada cuenta del empleado.
- Generación de reportes: Finalmente, en el módulo gestión de nómina permite generar diversos reportes relacionados con la nómina. Estos informes pueden incluir resúmenes de los pagos discriminando cada concepto cancelado, análisis de impuestos y cuentas contables, informes de retenciones y otros datos relevantes para la gestión contable de la empresa estos informes se pueden generar en formato Excel.
Es importante recordar que los detalles exactos del proceso pueden variar según la versión específica del sistema de nómina que estén utilizando y las configuraciones de cada compañía.
