Eventos, reuniones, conferencias, visitas a clientes fuera de la empresa, ciudad o país, son algunas de actividades que involucran desplazamientos a sus empleados, y gastos dentro de las compañías.
Estos desplazamientos se generan durante una jornada laboral habitual, e incluyen gastos de transporte, vuelos, autobuses, tiques de taxis, comidas, parkings, noches de hotel y demás. Al realizar la suma de todos estos, representan un gran gasto económico para la empresa. Mismo que de producirse habitualmente y de no realizarse una correcta gestión de gastos empresariales, llevar un registro o controlarse de la mejor manera, puede ocasionar grandes pérdidas y déficits para la compañía.
Técnicas de control interno para la gestión de gastos empresariales.
La gestión de gastos empresariales y el control de toda la documentación puede llegar a ser tedioso, al tener que organizar, clasificar y ordenar facturas físicas y pequeños papeles que suelen traspapelarse, dañarse o perderse, de manera manual, haciendo más difícil llevar un orden, unas estadísticas o identificar si los empleados están haciendo gastos personales; involucra además un desgaste de personal en la digitalización de facturas, ya que puede conllevar largas horas de trabajo.
Entendemos entonces que es de suma importancia planificar las necesidades de la empresa en materia de personal dentro de las operaciones administrativas de la organización y de esta manera asegurar una correcta gestión de gastos empresariales.
La mejor manera de llevar un control interno para la gestión de gastos empresariales, es contar con una plataforma digital que automatice cada proceso, digitalizando y realizando un seguimiento por cada empleado y por cada gasto.
Aquí le presentamos técnicas y una solución que le permitirá tomar decisiones de forma inteligente con informes y estadísticas en tiempo real de su compañía, llevando un control adecuado para lagestión de gastos empresariales
- Plantee un presupuesto para sus gastos empresariales.
Contar con un estimado inicial de gastos de viaje es el primer paso para no excederse y controlar la gestión de gastos empresariales desde el inicio de la contabilización.
- Defina los tipos de gastos empresariales por rol.
De acuerdo al rol de cada empleado defina sus tipos de gastos y el límite de estos. También puede plantear qué hacer cuando se supere el límite.
- Recopile o reúna todos los datos de los gastos empresariales.
Archive cada documento y factura de todos y cada uno de los gastos.
- Digitalice los datos y automatice el proceso.
Implemente una solución como Siesa Expenses que le permita digitalizar la información y automatizar procesos de análisis.
Siesa Expenses es la solución que le permite realizar de manera efectiva la gestión de gastos empresariales.
Siesa Expenses le permite digitalizar la información desde el momento en que se produce el gasto, automatizando y realizando un seguimiento detallado de todos los gastos de sus empleados fuera de la oficina y durante sus viajes de negocios, siendo una excelente opción para llevar una mejor gestión de gastos empresariales, optimizar tiempo y ahorrar dinero.
El proceso con Siesa Expenses consta de 4 sencillos pasos:
1. ENVÍO: Los empleados toman una foto a sus facturas e introducen sus gastos desde el móvil.
2. RECEPCIÓN: La empresa recibe y gestiona toda la información de los gastos por parte de los empleados.
3. REPORTES Y ESTADÍSTICAS: La gerencia analiza y toma mejores decisiones con los reportes y estadísticas generadas.
4. SINCRONIZA CON SU ERP: Siesa Expenses integra toda la información automáticamente a su sistema financiero para la obtención de informes completos.
Si le interesa dar el paso y optimizar su proceso de registro y gestión de gastos, compras y anticipos de su empresa, descubra Siesa Expenses y cotice con uno de nuestros expertos en https://www.siesa.com/
