En un mundo que se transforma digitalmente a pasos agigantados, las empresas deben estar a la vanguardia de los cambios que les permitan ser más competitivas y alcanzar sus metas de forma efectiva. Una de las herramientas imprescindibles para lograrlo es un software ERP, un sistema integrado que sirve para automatizar y centralizar procesos empresariales.
Siga leyendo este artículo para conocer la definición de software ERP, cuáles son sus características y cómo funciona.
¿Qué es un software ERP?
Un software ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema de soluciones tecnológicas que se integran con el fin de automatizar los procesos operativos y productivos de las compañías. De esta forma, se logra centralizar y facilitar el acceso a la información de todas las áreas de la empresa, que pueden ser: recursos humanos, finanzas, comercial, manufactura, atención al cliente, mercadeo, producción y logística.
Principales características de un software ERP
Ya que entendemos que un software ERP está diseñado para coordinar eficientemente y automatizar los distintos procesos, áreas y funciones de una compañía, podemos encontrar entre sus principales características las siguientes:
Automatización
Cuando hablamos de ERP, sin duda, la automatización es el primer aspecto que salta a la vista. Y es que es la característica fundamental de este software, que permite eliminar o simplificar tareas manuales que pueden generar mayor reproceso dentro de una empresa.
De esta manera, se adoptan formas más eficientes e inteligentes de afrontar los retos diarios de las compañías y los colaboradores cuentan con herramientas estratégicas que apoyan sus labores.
Centralización
Un software ERP se compone por diferentes módulos funcionales que integran todas las áreas de gestión empresarial para centralizarlas en un solo lugar, logrando optimizar las funciones, evitar la pérdida de información y lograr mayor control sobre los datos y procedimientos estratégicos de la empresa.
Así mismo, permite que la información de la empresa permanezca disponible en cualquier momento y pueda ser consultada a través de diferentes dispositivos.
Escalabilidad
Cuando hablamos de escalabilidad, nos referimos a la ventaja que tiene el software ERP de desarrollarse al mismo tiempo que lo hace la empresa. Es decir, es un sistema que se adapta a las necesidades de la compañía y a su continua evolución en el mercado.
Para esto, el software ERP cuenta cada vez con nuevas funciones y desarrollos que le permiten responder a los retos de los procesos empresariales, ser una herramienta completamente funcional con el paso del tiempo y no quedarse atrás ante nuevas tendencias mundiales.
Modularidad
Esta característica hace referencia a la capacidad que tiene el software ERP de adaptarse a las necesidades únicas de la empresa, a través de un completo sistema de soluciones individuales que se unen en un solo software para brindar mayores beneficios de modo general.
Integración
Al ser una herramienta modulable, el software ERP puede adaptarse tanto para grandes empresas como para empresas en crecimiento. Así mismo, el software ERP puede contener integraciones con otras herramientas o aplicaciones propias o de terceros (por ejemplo, pasarelas de pago) para optimizar el funcionamiento del negocio en varios frentes.
Adaptabilidad
Además de ser una herramienta modulable y escalable, el software ERP tiene la particularidad de poder adaptarse a distintos aspectos como el tipo de empresa, el sector económico en que se encuentra, el tipo de producto o servicio que ofrece y, en general, a las necesidades y retos propios que demanda el mercado.
Accesibilidad
Es la característica que define la capacidad del software ERP de ajustarse a distintos sistemas y dispositivos como computadores, teléfonos celulares o tablets desde los que se puede consultar la información de la empresa en cualquier momento y lugar.
Además, otra función importante de un software ERP es mantener los datos de cada área y módulo empresarial totalmente seguros y protegidos.
Simplicidad
La idea de contar con una solución de software ERP es tener una herramienta útil cuya implementación y funcionamiento no sea un dolor de cabeza. En el caso de los software ERP en la nube, el soporte técnico necesario puede brindarse, incluso, a través de internet.
Esta característica convierte al ERP en un verdadero aliado, pues, además de apoyar directamente la gestión empresarial, es un sistema que no requiere de numerosas intervenciones técnicas y su funcionamiento es perfectamente entendible para los usuarios.
Funcionamiento en tiempo real
Como ya se mencionó anteriormente, la sincronización que existe entre todos los módulos de un software ERP permite que la actualización de la información se dé en tiempo real y cada módulo funcione de forma ordenada e inmediata.
De esta manera, se agilizan los procesos productivos y administrativos de la empresa y cada área puede contar con sus datos siempre disponibles y al día.
¿Cuáles son los principales módulos de un software ERP?
Como pudo conocer en puntos anteriores, la modularidad es una característica fundamental en un software ERP, pues estas funcionalidades son las que brindan soporte en cada proceso.
Los principales módulos que se pueden encontrar en un ERP son: comercial, finanzas, CRM, recursos humanos (HCM), puntos de venta, e-Commerce y manufactura. Estos módulos proporcionan información estratégica a los colaboradores de la empresa para utilizar en su trabajo.
A su vez, están conectados al sistema ERP, por lo que los datos mantienen compartidos entre las áreas y centralizados en una sola herramienta.
¿De qué formas se puede implementar un software ERP?
Según las necesidades y preferencias de cada empresa, existen diferentes tipos de implementación para un software ERP. Conózcalos:
ERP en la nube
Un software ERP en la nube hace referencia a un sistema al que los usuarios pueden acceder por medio de internet. Hoy en día, muchas empresas están adoptando este mecanismo pues tiene mayor facilidad de acceso, disponibilidad de la información en tiempo real, es más ágil, digitalizado y escalable.
Es importante saber que el ERP en la nube se aloja en la plataforma del proveedor de software y es considerado como un servicio que se obtiene de forma mensual o anual. Por otro lado, dicho proveedor se encarga de su mantenimiento, actualizaciones y seguridad.
ERP on-Premise
A diferencia del ERP en la nube, el sistema ERP on-Premise se instala directamente en los servidores de su empresa y este debe ser manejado por su departamento de IT. En este caso, debe adquirir una licencia completa del software y mantener actualizados sus servidores y equipos.
ERP híbrido
Algunas compañías optan por un software que contenga características del funcionamiento en la nube y on-Premise para satisfacer las necesidades de su negocio. En un ERP híbrido, algunas funciones específicas se encontrarán alojadas en la nube y otras se desarrollarán mediante el modelo de instalación local on-Premise.
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