El Costo Real de Ignorar los Plazos del ReteICA en 2025
Cada municipio tiene la autonomía para definir su calendario tributario, y el incumplimiento, incluso por un día, activa consecuencias económicas automáticas:
- Sanción por Extemporaneidad: Esta es la penalización por presentar la declaración fuera del plazo establecido. Generalmente, se calcula como un porcentaje del impuesto a cargo por cada mes o fracción de mes de retraso (usualmente el 5% o 10%, con un límite que puede llegar al 100% o 200% del impuesto). Si la declaración no arroja impuesto a cargo, se aplica una sanción mínima, que para 2025 se proyecta en varios cientos de miles de pesos.
- Intereses de Mora: Adicional a la sanción, la administración tributaria liquida intereses moratorios sobre el valor del impuesto no pagado. Estos se calculan diariamente con base en la tasa de usura vigente, que suele ser significativamente alta, convirtiendo una pequeña deuda en una cifra considerable en poco tiempo.
Por tanto, tener a la mano y bien visible el calendario de ReteICA no es una simple recomendación, es una estrategia financiera fundamental.
Vencimientos ReteICA 2025: Calendarios Oficiales por Ciudades
A continuación, te presentamos los plazos oficiales para la declaración y pago bimestral de la retención del Impuesto de Industria y Comercio (ReteICA) en las principales ciudades de Colombia para el año 2025.
Bogotá D.C.
La capital mantiene su estructura de declaración bimestral. Según la Resolución SHD-000287 de 2024, expedida por la Secretaría Distrital de Hacienda, los plazos para 2025 son los siguientes:
| Bimestre | Período Cubierto (Meses) | Fecha Límite de Declaración y Pago |
| 1 | Enero – Febrero 2025 | 21 de marzo de 2025 |
| 2 | Marzo – Abril 2025 | 23 de mayo de 2025 |
| 3 | Mayo – Junio 2025 | 18 de julio de 2025 |
| 4 | Julio – Agosto 2025 | 19 de septiembre de 2025 |
| 5 | Septiembre – Octubre 2025 | 21 de noviembre de 2025 |
| 6 | Noviembre – Diciembre 2025 | 16 de enero de 2026 |
Fuente Oficial: Secretaría de Hacienda de Bogotá
Medellín
El Distrito Especial de Ciencia, Tecnología e Innovación de Medellín, a través de la Resolución 202450094907 de 2024, estableció los siguientes vencimientos bimestrales:
| Bimestre | Meses Correspondientes | Fecha Límite para Declarar y Pagar |
| 1 | Enero – Febrero | 19 de marzo de 2025 |
| 2 | Marzo – Abril | 21 de mayo de 2025 |
| 3 | Mayo – Junio | 23 de julio de 2025 |
| 4 | Julio – Agosto | 24 de septiembre de 2025 |
| 5 | Septiembre – Octubre | 20 de noviembre de 2025 |
| 6 | Noviembre – Diciembre | 28 de enero de 2026 |
Fuente Oficial: Alcaldía de Medellín – Hacienda
Cali
El Distrito de Santiago de Cali, mediante la Resolución No. 4131.010.21.0678 de 2024, implementa un sistema de vencimientos escalonados según el último dígito del NIT del agente retenedor (sin incluir el dígito de verificación). Este método busca distribuir la carga en sus sistemas y requiere máxima atención por parte de los contribuyentes.
| Último(s) Dígito(s) del NIT | Bimestre 1 (Ene-Feb) | Bimestre 2 (Mar-Abr) | Bimestre 3 (May-Jun) | Bimestre 4 (Jul-Ago) | Bimestre 5 (Sep-Oct) | Bimestre 6 (Nov-Dic) |
| 1 y 2 | 10 de marzo | 12 de mayo | 07 de julio | 08 de sept. | 10 de nov. | 19 de enero de 2026 |
| 3 y 4 | 11 de marzo | 13 de mayo | 08 de julio | 09 de sept. | 11 de nov. | 20 de enero de 2026 |
| 5 y 6 | 12 de marzo | 14 de mayo | 09 de julio | 10 de sept. | 12 de nov. | 21 de enero de 2026 |
| 7 y 8 | 13 de marzo | 15 de mayo | 10 de julio | 11 de sept. | 13 de nov. | 22 de enero de 2026 |
| 9 y 0 | 14 de marzo | 16 de mayo | 11 de julio | 12 de sept. | 14 de nov. | 23 de enero de 2026 |
Fuente Oficial: Alcaldía de Santiago de Cali – Hacienda
Guía Detallada: Cómo Presentar la Declaración de ReteICA Paso a Paso
El proceso, aunque varía ligeramente entre ciudades, sigue una lógica universal. Aquí te la desglosamos:
Paso 1: Preparación (Antes de entrar al portal)
Antes de acceder a la oficina virtual, asegúrate de tener consolidada la siguiente información:
- Reporte de Retenciones: Un informe detallado del bimestre, que incluya la base gravable total de las compras y el valor total de las retenciones practicadas, idealmente desglosado por las diferentes tarifas aplicadas.
- Credenciales de Acceso: Usuario y contraseña de la oficina virtual de impuestos de tu municipio.
- RUT Actualizado: Ten a la mano tu Registro Único Tributario para verificar datos como el NIT y las responsabilidades fiscales.
Paso 2: Diligenciamiento del Formulario Virtual
- Ingresa al Portal Tributario: Accede a la web de la Secretaría de Hacienda y localiza la sección de “impuestos en línea” u “oficina virtual”.
- Selecciona el Impuesto y Período: Navega hasta la opción de “Retención de ICA” y elige el bimestre que vas a declarar (ej. Bimestre 1 de 2025).
- Completa los Campos: El sistema te pedirá diligenciar los valores de la base gravable y el total de las retenciones que calculaste en el paso de preparación. Sé meticuloso y verifica cada cifra.
Paso 3: Presentación y Pago
- Firma y Presenta: Una vez diligenciado, el sistema te pedirá firmar la declaración. Este proceso usualmente requiere una firma electrónica o un mecanismo de validación digital. Tras firmar, presenta oficialmente el documento. ¡Atención! Guardar un borrador no es presentar.
- Genera el Recibo de Pago: Después de la presentación, la plataforma generará un recibo oficial de pago (ROP).
- Realiza el Pago: Con el recibo, puedes pagar a través de la pasarela de pagos en línea (PSE) o descargarlo para pagar en las ventanillas de los bancos autorizados por el municipio.
Errores Comunes al Declarar el ReteICA y Cómo Evitarlos
- Error 1: No presentar la declaración “en ceros”. Si en un bimestre no practicaste retenciones, igualmente tienes la obligación de presentar la declaración con valores en cero. Omitirla genera sanción por no declarar.
- Error 2: Confundir la fecha de presentación con la de pago. Son dos actos distintos. Asegúrate de cumplir con el plazo para ambos. Presentar sin pagar a tiempo genera intereses de mora.
- Error 3: Equivocarse en la base gravable. Recuerda que la retención se aplica sobre el valor de la compra antes de IVA. Incluir el IVA en la base inflará la retención y creará descuadres contables.
La Solución Definitiva: Automatiza tu Cumplimiento
Repetir este proceso manual cada dos meses es propenso a errores humanos que cuestan dinero. Un software contable y ERP como el de SIESA es la herramienta estratégica que tu empresa necesita. Nuestro sistema automatiza el cálculo de retenciones en cada transacción, consolida la información de forma automática y genera los reportes exactos que necesitas para presentar tus declaraciones en minutos, con la certeza de que los datos son correctos y sin el estrés de los cierres bimestrales.
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