A diferencia de lo que muchas personas creen, el ReteICA no es un impuesto, se trata de un mecanismo de recaudo anticipado que un comprador le aplica a ciertos proveedores que deben pagar el Impuesto de Industria y Comercio (ICA). Es una herramienta fundamental en el sistema tributario colombiano, pero su aplicación genera constantes dudas debido a su naturaleza descentralizada.
Como su nombre lo indica, el ReteICA (Retención del Impuesto de Industria y Comercio) es una retención que se realiza sobre los ingresos obtenidos por las actividades industriales, comerciales o de servicios. Esta obligación es de carácter municipal, lo que significa que cada municipio tiene la facultad de establecer sus propias tarifas, bases y regulaciones.
Debe diferenciarse los siguientes conceptos:
Agente retenedor: persona quien aplica el ReteICA, compradores.
Sujeto de retención: son aquellos que generan la venta, es decir los vendedores o proveedores.
¿Cuándo se aplica el reteica? El momento clave de la causación
La obligación de practicar la retención se materializa en el momento en que se realiza el pago o abono en cuenta, lo que ocurra primero. Esta regla es crucial y busca evitar que la obligación se posponga indefinidamente.
- Pago: Se refiere al desembolso efectivo del dinero al proveedor.
- Abono en cuenta: Es el reconocimiento contable de la deuda a favor del proveedor (una cuenta por pagar).
La norma “lo que ocurra primero” asegura que, desde el instante en que el gasto se registra en la contabilidad del comprador, la retención se causa, independientemente de la fecha real del pago. Esto se aplica en las siguientes situaciones:
- Operaciones Gravadas: Se aplica por actividades comerciales, industriales o de servicios que estén sujetas al impuesto dentro de la jurisdicción del municipio.
- Cuándo se compra un producto o servicio que está gravado con Ica el agente retenedor debe calcular y prepararse para efectuar la retención correspondiente al momento del registro contable o pago.
¿A quién se le debe hacer esta retención? guía para identificar a los sujetos pasivos
Determinar correctamente a quién se le debe retener es uno de los mayores desafíos. Para hacerlo de forma correcta, es fundamental seguir un proceso de validación que asegure el cumplimiento de las obligaciones tributarias.
1. Identificar las actividades gravadas
Primero, confirma que la transacción corresponde a una de las actividades económicas sujetas al ICA:
- Actividades comerciales: Compra y venta de bienes o mercancías.
- Actividades industriales: Procesos de manufactura, producción o fabricación.
- Actividades de servicios: Prestación de servicios profesionales, técnicos, de consultoría, entre otros.
2. Verificar la residencia o ubicación del contribuyente
La retención del ICA se aplica a transacciones realizadas dentro del municipio que establece la norma. Por ello, es vital verificar que el proveedor o prestador del servicio realiza su actividad económica en dicho municipio y es contribuyente del ICA allí.
3. Revisar la naturaleza del proveedor y las excepciones
No todas las personas o empresas son sujetos de retención. Es fundamental verificar si el proveedor se encuentra en alguna de las siguientes categorías, en cuyo caso NO se le debe practicar la retención:
- Entidades No Sujetas o Exentas: Pagos a entidades que no son contribuyentes del ICA o que están explícitamente exentas por un acuerdo municipal (ej. entidades de derecho público, ciertos servicios públicos, etc.).
- Contribuyentes del Régimen Simple de Tributación: Las empresas acogidas a este régimen no están sujetas a ReteICA, ya que su impuesto de ICA está integrado en la tarifa consolidada del SIMPLE.
- Autorretenedores: Empresas que han sido calificadas por la autoridad municipal para practicarse la retención a sí mismas. Siempre debes solicitar la resolución que los acredita como tal.
Los agentes retenedores del reteica: ¿quiénes tienen la obligación?
La responsabilidad de practicar, declarar y pagar el ReteICA recae exclusivamente sobre los agentes de retención. Estos son designados por las administraciones tributarias de cada municipio.
Designación de agentes retenedores
Generalmente, los municipios designan como agentes retenedores a:
- Entidades de derecho público.
- Grandes Contribuyentes designados por la DIAN.
- Grandes Contribuyentes designados por el propio municipio.
- Empresas que por su volumen de ingresos o compras del año anterior cumplen con los topes establecidos en la normativa local.
- Consorcios, uniones temporales e intermediarios como las entidades emisoras de tarjetas de crédito y débito.
Recomendación Clave: La única forma de tener certeza sobre si tu empresa es agente retenedora es consultar los acuerdos y resoluciones vigentes en la Secretaría de Hacienda de cada municipio donde operas.
Obligaciones de los agentes retenedores
Ser designado como agente retenedor implica una serie de responsabilidades ineludibles:
- Practicar las retenciones: Calcular y retener el monto correcto en cada pago o abono en cuenta sujeto a ReteICA.
- Declarar y pagar: Presentar las declaraciones tributarias en los plazos establecidos y pagar los montos retenidos a la alcaldía.
- Expedir certificados de retención: Emitir anualmente los certificados a los proveedores, un documento crucial para que ellos puedan descontar dichos montos de su impuesto a cargo.
- Llevar un registro contable: Mantener un control detallado y separado de todas las retenciones practicadas con sus respectivos soportes.
El incumplimiento de estas obligaciones puede acarrear sanciones, multas e intereses según la normativa de cada municipio.
¿Cómo se calcula el reteica? Paso a paso con ejemplo
El cálculo correcto del ReteICA requiere precisión. A continuación, desglosamos el proceso y lo ilustramos con un ejemplo.
Paso 1: determinar la base gravable
La base sobre la cual se aplica la retención es el valor total de la operación antes de IVA.
Paso 2: verificar los umbrales mínimos (bases mínimas)
La retención solo se aplica si el valor de la transacción supera un umbral mínimo, usualmente definido en UVT. Para 2025, con una UVT proyectada de $49,799, las bases mínimas en las principales ciudades son:
| Ciudad | Concepto | Base (UVT) | Valor 2025 (COP) |
| Bogotá D.C. | Servicios | 4 UVT | $199,196 |
| Compras | 27 UVT | $1,344,573 | |
| Medellín | Cualquier pago | 15 UVT | $746,985 |
| Cali | Servicios | 3 UVT | $149,397 |
| Compras | 15 UVT | $746,985 |
Paso 3: aplicar la tarifa correcta
La tarifa de retención es la misma tarifa del ICA que corresponde a la actividad económica del proveedor, expresada en “por mil” (‰).
Ejemplo Práctico:
Imaginemos que tu empresa (agente retenedor en Bogotá) contrata a un proveedor de servicios de marketing (tarifa supuesta del 9.66‰) y le emite una factura por $5,000,000 + IVA.
- Verificar Base Mínima: El valor de $5,000,000 supera la base mínima para servicios en Bogotá ($199,196). Procede la retención.
- Base Gravable: $5,000,000 COP.
- Tarifa ReteICA: 9.66 por mil (o 0.966%).
- Calcular la Retención: $5,000,000 x (9.66 / 1000) = $48,300 COP.
Tu empresa retiene $48,300 y le paga al proveedor $4,951,700 (+ IVA). Luego, deberá declarar y pagar esos $48,300 al municipio de Bogotá.
Pasos para practicar la retención (resumen)
- Verificar la actividad y el monto: Confirmar que la operación está sujeta a retención y supera las bases mínimas.
- Consultar tarifas vigentes: Revisar la tarifa aplicable para la actividad económica del proveedor en el municipio correspondiente.
- Calcular la retención: Aplicar la tarifa sobre la base gravable.
- Practicar la retención: Retener el monto al momento del pago o abono en cuenta.
- Expedir certificado de retención: Emitir el soporte al proveedor.
- Declarar y pagar: Cumplir con los plazos del calendario tributario municipal.
En resumen, los agentes retenedores juegan un papel crucial en la administración del ICA. Contar con aliados estratégicos y herramientas como un software contable y ERP robusto será un gran apoyo para poder desarrollar estas actividades cotidianas sin problemas legales y con la máxima eficiencia.
Esperamos que con esta lectura hayas podido resolver tus dudas acerca de cómo y cuándo se aplica el ReteICA. Para más apoyo empresarial e información de valor, te invitamos a seguir leyendo nuestro blog.
Preguntas Frecuentes (FAQ) sobre ReteICA
- ¿Qué hago si practiqué una retención a un proveedor que era autorretenedor?
Debes reintegrar el valor al proveedor y corregir tu contabilidad. Si ya declaraste, deberás presentar una corrección a tu declaración.
- ¿El ReteICA aplica para compras a personas del régimen simplificado (ahora no responsables de IVA)?
Sí. La calidad de responsable o no de IVA es independiente de la sujeción al ICA. Si la persona natural realiza una actividad gravada con ICA en el municipio y supera las bases para ser declarante, está sujeta a retención.
- ¿La tarifa de ReteICA es la misma que la del ICA?
No necesariamente. Aunque están relacionadas, los municipios pueden establecer tarifas de retención diferentes a las tarifas plenas del impuesto. Siempre debes consultar la tabla específica para ReteICA.
- ¿Dónde puedo consultar la normativa actualizada de mi municipio?
La fuente principal es la página web de la alcaldía o secretaría de hacienda de tu ciudad. Busca secciones como “Normatividad”, “Estatuto Tributario” o “Impuestos Municipales” para encontrar la información vigente.
