Cómo Ferreterías Unidas tomó la decisión tecnológica más importante de su historia: Pasar de Siesa 8.5 a Siesa SBS
Ferreterías Unidas lleva 24 años construyendo un modelo de negocio poco común en Colombia. Hoy como muchas empresas que han crecido junto a su ERP, enfrentó una decisión que va mucho más allá de cambiar el software: definir con que tecnología quiere seguir creciendo? ¿cuando llega el momento de renovar el ERP?, ¿cómo se toma bien la decisión?
Hay empresas que uno mira desde afuera y entiende que detrás hay algo que no es fácil de replicar. Ferreterías Unidas es una de ellas.
Con sede en Palmira y presencia en más de 50 sedes de supermercados a lo largo del país, llevan 14 años perfeccionando un modelo que pocos en Colombia se han atrevido a replicar: vender en consignación dentro del negocio de otro. Hogar, ferretería, papelería, electro menores, mascotas, cuidado del auto — categorías completas, con miles de referencias, gestionadas dentro de los lineales de grandes cadenas sin que el supermercado tenga que tocar el inventario.
"Una idea que no mucha gente en Colombia hace. Vender con esta cantidad de SKU, con una variedad de categorías tan grandes, tener el caso de éxito que tenemos, eso nos llena de orgullo".
Ese modelo, innovador y complejo al mismo tiempo, exige una operación altamente coordinada. Una factura promedio tiene 1.500 ítems, con 50 sedes. El tiempo para facturar es corto. Y la información sobre qué se vendió, qué se agotó y qué se dañó llega a veces con semanas de retraso — no porque alguien falle, sino porque depende de que otro la envíe.
Durante 8 años, Siesa 8.5 acompañó ese crecimiento. “Los conectores que tiene el 8.5 nos facilitaron poder facturar a los supermercados”, recuerda Juan Saldarriaga. “Sin eso, hacer una factura manual para 50 sedes con 1.500 ítems cada una sería imposible en los tiempos que tenemos.”
El momento de la renovación: qué pusieron sobre la mesa
Cuando llegó el momento de pensar en la siguiente etapa tecnológica, Ferreterías Unidas hizo lo que hace cualquier empresa bien gerenciada: no eligió por precio ni por costumbre, sino que definió primero qué necesitaba su operación y con base en eso evaluó el mercado.
“Los retos de la tecnología cada día nos llamaban a tener una herramienta más poderosa”, explica Juan. “Necesitamos ir siendo más eficientes en el manejo de inventarios, responder con mayor velocidad a los requerimientos de los puntos de venta y ser muy eficientes en los temas logísticos.”
Revisaron distintas opciones, una de ellas prometía un costo inicial más bajo. Pero al bajar el análisis a lo que realmente sostiene su operación, aparecieron los criterios que terminaron pesando en la decisión. Cinco, concretamente:
1: Quién responde por la implementación. Para Ferreterías Unidas, el software no se separa de quién lo pone a andar. “Lo importante es quién está detrás del software, cuál es el soporte que uno tiene y que la persona conozca el mercado. En esto no se puede improvisar. Hay que buscar software que ya tenga experiencia demostrada en los segmentos donde uno trabaja. Si no, las implementaciones se vuelven caóticas.” La diferencia entre un proveedor que desarrolla, vende, implementa y soporta — y un modelo donde el software lo vende uno y lo implementa otro — fue determinante.
2: Experiencia real en su sector. No buscaban un software que “pudiera adaptarse” eventualmente a su negocio. “Hay clientes que tienen un bar y le compran software a alguien experto en alimentos, y le dicen que se puede adaptar. Realmente en esto no se puede improvisar”, advierte Juan. Buscaban un proveedor que ya entendiera la operación de distribución en supermercados, no uno que aprendiera sobre la marcha con ellos.
3: Cumplimiento normativo colombiano. La facturación electrónica, los documentos soporte y los medios magnéticos cambian permanentemente en Colombia. “Con Siesa uno sabe que está al día en ese tema. El que conoce el mercado colombiano, el que conoce la normatividad, le queda más fácil dar una solución aterrizado a lo que uno realmente necesita.” Con SBS, todo el tema de facturación electrónica y documentos queda incluido — un aspecto que valoran especialmente ahora que fortalecen esa área.
4: Hablar el mismo lenguaje que sus clientes. Más de 50 sedes de supermercados con los que trabajan operan también sobre Siesa. “Veíamos una manera de tener el mismo lenguaje, poder tener conectores y que nos fuera más sencillo”, explica Alejandro. El objetivo de fondo: llegar a conectarse directamente con la información de los supermercados y no depender de que alguien les mande un archivo cada semana.
5: Prepararse para el siguiente salto operativo. Necesitaban una herramienta poderosa en reportería y en automatización, no solo para facturar. “Al recibir la propuesta del SBS vimos una herramienta sólida para la toma de decisiones”, dice Juan. Eso fue lo que inclinó la balanza hacia Siesa SBS.
Después de ese análisis, la decisión fue clara: el paso natural era de Siesa 8.5 a Siesa SBS — la solución SaaS que hoy están implementando.
Lo que viene
Hoy la prioridad de Ferreterías Unidas tiene un objetivo muy claro: reducir los agotados.
Para lograrlo necesitan automatizar procesos que hoy siguen haciendo de forma manual: el P&G en los primeros 5 días de cada mes, órdenes de despacho automáticas cuando el inventario baja de cierto nivel, e indicadores de rotación en tiempo real. “Quiero tomar decisiones desde el dato, no desde la experiencia. Hoy lo hacemos desde la experiencia. Eso tiene que cambiar.”
Ese avance también abrirá la puerta a una meta que llevan años persiguiendo: conectarse directamente con los sistemas de sus clientes, para que la información de ventas y agotados no dependa de que alguien la envíe, sino que llegue sola.
“Somos una empresa dentro de una empresa”, resume Alejandro. “Un proceso que en mi empresa demora un día puede tomarse 15 días cuando pasa por el supermercado. Eso es lo que queremos resolver.”
"Si a una persona se le acaba una resma de papel, mañana no le puedo mandar una pala. Hay productos que no tienen sustitutos. La obsesión de nosotros es no tener agotados en los supermercados".
Para lograrlo necesitan automatizar procesos que hoy siguen haciendo de forma manual: el P&G en los primeros 5 días de cada mes, órdenes de despacho automáticas cuando el inventario baja de cierto nivel, e indicadores de rotación en tiempo real. “Quiero tomar decisiones desde el dato, no desde la experiencia. Hoy lo hacemos desde la experiencia. Eso tiene que cambiar.”
Ese avance también abrirá la puerta a una meta que llevan años persiguiendo: conectarse directamente con los sistemas de sus clientes, para que la información de ventas y agotados no dependa de que alguien la envíe, sino que llegue sola.
“Somos una empresa dentro de una empresa”, resume Alejandro. “Un proceso que en mi empresa demora un día puede tomarse 15 días cuando pasa por el supermercado. Eso es lo que queremos resolver.”
Una decisión que vale la pena contar
Ferreterías Unidas no está dando este paso por obligación. Lo está dando porque su negocio llegó a un punto donde la operación necesita más de lo que la tecnología actual puede ofrecer para poder crecer aún más — y porque cuando evaluaron el mercado con rigor, entendieron qué criterios debían pesar de verdad y cuáles solo parecían importantes al principio.
Si su empresa está hoy en ese mismo momento de evaluación, la historia de Juan y Alejandro tiene algo concreto que ofrecer: la decisión no consiste unicamente en cambiar de sistema. Consiste en elegir con quién seguir creciendo.
