POLÍTICA PROGRAMA DE TRANSPARENCIA Y ÉTICA EMPRESARIAL
En cumplimiento a las disposiciones legales en SISTEMAS DE INFORMACION EMPRESARIAL S. A. S.
–
SIESA, contamos con Programa de Transparencia y Ética Empresarial – PTEE cuyo propósito principal es documentar su compromiso de cero tolerancia con cualquier tipo de conducta que sea considerada como Corrupción y/o Soborno Transnacional (en adelante C/ST). Nuestra Política y Manual están aprobados por la Junta Directiva, órgano que ha dispuesto las medidas operativas, económicas, físicas, tecnológicas y de recursos, necesarios para la puesta en marcha de este Programa, así como el desarrollo adecuado de las labores de auditoría y cumplimiento de este.
SIESA ha adoptado medidas razonables, es decir acciones suficientes, apropiadas y medibles en calidad y cantidad para mitigar el riesgo C/ST, teniendo en cuenta los riesgos propios de la compañía y su materialidad.
SIESA ha establecido esta política, así como lineamientos generales para identificar, evaluar, prevenir y mitigar el riesgo C/ST, lo que incluye una serie de medidas y procedimientos para prevenir que SIESA sea utilizada, directa o indirectamente, para la realización de actividades ilícitas propias de los delitos de C/ST. De igual forma este Programa ha sido diseñado y se ejecuta en función de nuestro tipo de negocio, la operación, el tamaño, las áreas geográficas donde operamos y demás características particulares, como son:
1. El PTEE, es aprobado por el máximo órgano social, el cual se sintetiza a través de esta política de C/ST e incluye como mínimo: Manual de Cumplimiento; Matriz de Riesgos; Segmentación de factores de riesgos y Reportes ante los entes de Control.
2. Se cuenta con una persona responsable de la supervisión y verificación del cumplimiento del Programa: cuyo cargo es nombrado como Oficial de Cumplimiento del PTEE.
3. La puesta en marcha del PTEE mantiene los procedimientos de diseño, aprobación, seguimiento, divulgación y capacitación incluidos en el Manual de Cumplimiento, el cual representa una regla de conducta que orienta la actuación de SIESA, sus empleados, asociados, contratistas, administradores y demás vinculados o partes interesadas.
4. Cada una de las etapas y elementos del Programa PTEE cuenta con políticas claras y efectivamente aplicables, incorporadas en el Manual de Cumplimiento de procedimientos que orienta la actuación de los Colaboradores de SIESA. para el funcionamiento del Programa, así como las consecuencias y las sanciones frente a su inobservancia.
5. El PTEE se divulga al interior de SIESA con el fin de asegurar su adecuado cumplimiento.
6. Es obligación de todos los colaboradores de SIESA conocer y aplicar rigurosamente los criterios y normas incorporados en el manual, así como atender las señales de alerta contempladas en el mismo, las cuales deberá informar al Oficial de Cumplimiento.
7. SIESA brinda capacitación a empleados, y a todas las partes interesadas que considere que deban conocer el PTEE. Estas capacitaciones, tendrá lugar por lo menos una (1) vez al año, son de obligatorio cumplimiento para los colaboradores y se deja constancia de su realización.
8. SIESA mantiene procedimientos de Debida Diligencia para conocer a sus contrapartes mediante la obtención, registro y verificación de su información, incluyendo las medidas suficientes para el conocimiento, de los Beneficiarios Finales de los clientes y proveedores o contratistas, en la medida de lo posible.
9. En el evento que algún colaborador, identifique algún riesgo de C/ST o situación de alarma emergente o no identificado previamente, deberá reportarlo a la Línea de Transparencia o al Oficial de Cumplimiento.
10. En materia de Debida Diligencia y con base en las mejores prácticas, SIESA realiza la verificación de la información contenida en el Formulario de Vinculación de Contrapares, la documentación requerida en el mismo, al inicio de la relación comercial, mecanismos de prevención que permiten identificar señales de alerta para actividades derivadas de los delitos C/ST y realiza la actualizaciòn de sus contrapartes de acuerdo con lo establecido en la norma.
11. SIESA ha implementado un canal de denuncia que le permite a los empleados, contratistas, asociados y demás contrapartes denunciar actividades relacionadas con los delitos de C/ST ([email protected] ), así como también ha socializado el canal de denuncia de la Superintendencia de Sociedades y la Secretaria de Transparencia, el cual se reporta a través del link: http://www.secretariatransparencia.gov.co/observatorio-anticorrupcion/portal-
anticorrupcion y https://www.supersociedades.gov.co/web/asuntos-economicos-societarios/canal-de-denuncias-por-soborno-transnacional
SIESA gestiona de forma oportuna todas las denuncias de actos de C/ST, independientemente de su cuantía o personal involucrado, garantizando confidencialidad, autonomía, objetividad, respeto y transparencia. Adicionalmente no toma represalias con los denunciantes que reporten infracciones a la ley o a esta política.
12. El incumplimiento o violación a las políticas y normas del PTEE, constituye una falta grave. En consecuencia y en los casos en que haya lugar, se aplicarán los procedimientos y las sanciones establecidas por el Reglamento Interno de Trabajo y se seguirá el procedimiento señalado en el Código de Ética.
13. Como parte integral del PTEE se estipularon políticas de:
• Entrega y reconocimiento de regalos o beneficios a terceros
• Remuneraciones y pagos de comisiones a Empleados, Asociados y Contratistas.
• Gastos por entretenimiento, alimentación, hospedaje y viajes.
• Contribuciones políticas
• Donaciones
• Canales mediante los cuales cualquier tercero pueda reportar de manera confidencial o
identificable, una situación de sospechas que considere como acto o conducta de C/ST.
• Entre otras
Si SIESA, no puede llevar a cabo la Debida Diligencia satisfactoriamente, el Oficial de Cumplimiento recomendará la pertinencia de iniciar o terminar la relación legal o contractual.
SIESA, tiene claridad que el funcionamiento, cumplimiento y efectividad del PTEE, requiere la interacción de todos los responsables. En este sentido, las funciones y facultades estipuladas en el Manual de Cumplimiento, descripciones de cargos y demás documentos de SIESA, se traducen en reglas de conducta que orientan la actuación de los empleados, asociados, contratistas, administradores y demás vinculados o partes interesadas.
SIESA, en desarrollo de la implementación y ejecución del PTEE, para ello se respetan las disposiciones legales en materia de protección de datos personales contenidas en las Leyes 1266 de 2008, 1581 de 2012, y demás normas aplicables y los soportes se conservan de acuerdo con lo previsto en el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, o la norma que la modifique o sustituya.
Con la implementación de esta política evidenciada a través del PTEE y el cumplimiento cabal de todas las medidas de prevención y control que se señalan, en los documentos generados y mantenidos en archivos en la oficina y en carpetas de informática, se busca que la Asamblea General de Accionistas de SIESA, la Junta Directiva y sus Administradores tengan instrumentos que les permitan tomar decisiones informadas y que faciliten la mitigación del riesgo de C/ST.
Finalmente, SIESA. cuenta con una administración comprometida con la prevención y control del riesgo de Corrupción y Soborno Transnacional y está consciente de que el incumplimiento de las órdenes e instrucciones impartidas en la normatividad legal vigente dará lugar a las investigaciones administrativas que sean del caso y a la imposición de las sanciones administrativas pertinentes a SIESA, a su Representante legal, el Oficial de Cumplimiento, al Revisor Fiscal o a sus Administradores, de conformidad con lo establecido en el numeral 3 del artículo 86 de la Ley 222 de 1995 y el numeral 23 del artículo 7 del Decreto 1736 de 2020, sin perjuicio de las acciones que correspondan a otras autoridades.
