Política SAGRILAFT

 

 

En cumplimiento a las disposiciones legales en SISTEMAS DE INFORMACION EMPRESARIAL S. A. S.

– SIESA, contamos con un Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos (LA) Financiación del Terrorismo (FT) y Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (FPADM) – LA/FT/FPADM. Nuestra Política y Manual están aprobados por la Junta Directiva, órgano que ha dispuesto las medidas operativas, económicas, físicas, tecnológicas y de recursos, necesarios para la puesta en marcha de este Sistema, así como el desarrollo adecuado de las labores de auditoría y cumplimiento de este.

SIESA, ha establecido esta política, así como lineamientos generales para identificar, evaluar, prevenir y mitigar el riesgo LA/FT/FPADM, lo que incluye una serie de medidas y procedimientos para prevenir que sea utilizada, directa o indirectamente, para la realización de actividades ilícitas propias del crimen organizado transnacional. De igual forma este sistema ha sido diseñado y se ejecuta en función de nuestro tipo de negocio, la operación, el tamaño, las áreas geográficas donde operamos y demás características particulares, como son:

1. El SAGRILAFT, es aprobado por el máximo órgano social, el cual se sintetiza a través de esta Política LA/FT/FPADM, e incluye el Manual SAGRILAFT, la Matriz de riesgo, la segmentación de los factores de riesgos y los reportes ante los entes de Control.

2. Se cuenta con una persona responsable de la supervisión y verificación del cumplimiento del Sistema: cuyo cargo es nombrado como Oficial de Cumplimiento del SAGRILAFT.

3. La puesta en marcha del SAGRILAFT mantiene los procedimientos de diseño, aprobación, seguimiento, divulgación y capacitación incluidos en el Manual SAGRILAFT, el cual representa una regla de conducta que orienta la actuación de SIESA, sus empleados, asociados, administradores y demás vinculados o partes interesadas.

4. Cada una de las etapas y elementos del Sistema SAGRILAFT cuenta con políticas claras y efectivamente aplicables, incorporadas en el Manual SAGRILAFT con procedimientos que orientan la actuación de los funcionarios de SIESA para el funcionamiento del Sistema, así como las consecuencias y las sanciones frente a su inobservancia.

5. El SAGRILAFT se divulga al interior de SIESA, con el fin de asegurar su adecuado cumplimiento.

6. Es obligación de todos los colaboradores de SIESA conocer y aplicar rigurosamente los criterios y normas incorporados en el manual, así como atender las señales de alerta contempladas en el mismo, las cuales deberá informar al Oficial de Cumplimiento.

7. SIESA brinda capacitación a los empleados y a todas las partes interesadas que considere que deban conocer el SAGRILAFT. Estas capacitaciones, tendrá lugar por lo menos una (1) vez al año, son de obligatorio cumplimiento para los colaboradores y se deja constancia de su realización.

8. SIESA mantiene procedimientos de Debida Diligencia para conocer a sus contrapartes mediante la obtención, registro y verificación de su información, incluyendo las medidas suficientes para el conocimiento, de los Beneficiarios Finales de los clientes y proveedores, en la medida de lo posible.

9. En materia de Debida Diligencia y con base en las mejores prácticas, SIESA realiza la verificación de la informaciòn contenida en el Formulario de Vinculaciòn de Contrapares, la documentación requerida en el mismo, al inicio de la relación comercial, mecanismos de prevención que permiten identificar señales de alerta para actividades derivadas de los delitos LA/FT/FPADM y realiza la actualizaciòn de sus contrapartes de acuerdo con lo
establecido en la norma.

10. Ante el conocimiento de un delito que en el desarrollo de sus funciones perciban los colaboradores de SIESA, deben cumplir con el deber de reportar al Oficial de Cumplimiento sin perjuicio de atender el deber de denuncia penal en los casos que sean procedentes.

11. SIESA no realizará operaciones en las que requiera realizar/recibir pagos en efectivo como parte de las actividades económicas relacionas con el giro ordinario de su negocio, la realización de compras o anticipos, con excepción de los pagos que se realizan por caja menor, deben realizarse a través de Entidades Financieras en las que la Empresa tiene sus
cuentas bancarias habilitadas.

12. Es imperativo anteponer la observancia de los principios éticos al logro de las metas comerciales, considerando que es primordial generar una cultura orientada a aplicar las normas establecidas para la prevención y detección del lavado de activos, financiación del terrorismo y financiación de proliferación de armas de destrucción masiva.

13. La vinculación comercial, contractual o convencional con una contraparte clasificada como PEP (Persona Expuesta Políticamente) deberá ser aprobada por el representante legal de la Compañía.

14. El incumplimiento o violación a las políticas y normas del SAGRILAFT, constituye una falta grave. En consecuencia y en los casos en que haya lugar, se aplicarán los procedimientos y las sanciones establecidas por el Reglamento Interno de Trabajo y se seguirá el procedimiento señalado en el Código de Ética.

Si SIESA, no puede llevar a cabo la Debida Diligencia satisfactoriamente, el Oficial de Cumplimiento recomendará la pertinencia de iniciar o terminar la relación legal o contractual, así como también la procedencia de reportar o no la operación como sospechosa.

SIESA, tiene claridad que el funcionamiento, cumplimiento y efectividad del SAGRILAFT, requiere la interacción de todos los responsables. En este sentido, las funciones y facultades estipuladas en el Manual SAGRILAFT, descripciones de cargos y demás documentos de SIESA, se traducen en reglas de conducta que orientan la actuación de los empleados, asociados, administradores y demás vinculados o partes interesadas.

SIESA, en desarrollo de la implementación y ejecución del SAGRILAFT, respeta las disposiciones legales en materia de protección de datos personales contenidas en las Leyes 1266 de 2008, 1581 de 2012, y demás normas aplicables y los soportes se conservan de acuerdo con lo previsto en el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, o la norma que la modifique o sustituya.

Con la implementación de esta política evidenciada a través del SAGRILAFT y el cumplimiento cabal de todas las medidas de prevención y control que se señalan, en los documentos generados y mantenidos en archivos en la oficina y en carpetas electrónicas, se busca que la Asamblea de Accionistas de SIESA, la Junta Directiva y sus Administradores tengan instrumentos que les permitan tomar decisiones informadas y que faciliten la mitigación del riesgo de LA/FT/FPADM.

Finalmente, SIESA cuenta con una administración comprometida con la prevención y control del riesgo de Lavado de Activos, la Financiación del Terrorismo, la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva y la denominada corrupción y está consciente de que el incumplimiento de las órdenes e instrucciones impartidas en la normatividad legal vigente dará lugar a las investigaciones administrativas que sean del caso y a la imposición de las sanciones administrativas pertinentes a la Compañía, a su Representante Legal, al Oficial de Cumplimiento, al Revisor Fiscal o a sus administradores, de conformidad con lo establecido en el numeral 3 del artículo 86 de la Ley 222 de 1995, sin perjuicio de las acciones que correspondan a otras autoridades.